タスクをどんどん遅延させていた話

タスクをどんどん遅延させてしまう人に、何故遅延させてしまうのかヒアリングした時の話をちょっと読んで、タスクをどうさばくと効率的かを考えたときのことを思い出しました。全然この記事とは関係ないのですが、そのときの答えは「タスクをできるだけ遅らせる」でした。

お問い合わせ対応をさばく

当時の仕事で問題になっていたのは「お問い合わせ対応」でした。社内からの問い合わせが多く、それに時間がとられてしまい、本来の仕事にとりかかるのは定時を過ぎてから・・・とか。

そのときにヒントにしたのが、リーンソフトウェア開発７つの原則。

• 原則１:ムダをなくす
• 原則２:品質を作り込む
• 原則３:知識を作り出す
• 原則４:決定を遅らせる
• 原則５:速く提供する
• 原則６:人を尊重する
• 原則７:全体を最適化する

特に覚えている部分を抜粋。

原則１:ムダをなくす

やれる時間は限られているので、やることを選ぶようにしました。残念ながら全部できないのが現実。

タスクリストがあるなら優先順位を付けて、１日でやれる量をきめてやるだけで、ムダがかなり減った気がします。

とくに、そういうタスクリストがあるなら、上から順番にやるだけでOKなはず。横やりは基本的に無視し、やりかけの仕事があれば、終わらない限りは割り込みはしないのも効果的。

原則４:決定を遅らせる

大抵の場合、「なるべくはやく」で依頼が来ます。ただ、いろんな部署から依頼が来ると、どれが一番優先度高いのか判断ができない。

そういうときは、タスクの一覧を見せて、一番下に加える。急いでほしい人に「それ以外にどんな依頼があるのか？」を見せると、急いでいる人も冷静になったり。

あとは、明確な期限がなければ、できるだけやらない。

原則５:速く提供する

速さはすべてにおいて勝る。といいきるのは難しいかもしれませんが、速さがあきらかなアドバンテージである事実もある。

繰り返し作業は、短期的に効率化。効率化には限界が来るので自動化。その繰り返し。

それ以上をめざすとすれば、相手が自分でやれる手段を提供する。

原則７:全体を最適化する

お問い合わせだと、受け取った依頼ごとにやることも変わってくるので、全体最適はとても難しいです。

困ったところから手をつけるのもいいけど、それだといずれ効率が悪くなるので、全体の流れをみて狙って最適化していくのがよさげ。

おわりに

タスクをどんどん遅延させてしまう人に、何故遅延させてしまうのかヒアリングした時の話を見て、「そういえばどんどん遅延させてたなー」と思った話でした。